Description du poste
LA PRESENTATION GENERALE DU POSTE
Poste de secrétariat à temps plein, accueil téléphonique et en présentiel des familles et des partenaires, travail relationnel avec le réseau de partenaire, participation à la coordination des différentes prises en charge, actualisation des documents du service, aide à la rédaction des comptes rendu de prise en charge et des courriers., rédaction des comptes rendus de temps de réunion. Gestion administrative du temps médical sur l’interface du logiciel RH.
LES ACTIVITÉS PRINCIPALES
L’activité du secrétariat participe à la dynamique de l’unité fonctionnelle en prenant en charge ou en participant à :
- L’accueil téléphonique et en présentiel des patients et des familles en coordination avec l’équipe pluriprofessionnelle.
- Au suivi et à l’actualisation du catalogue de réseaux de partenaires
- La bonne tenue des dossiers patients et leur archivage
- La qualité de la cotation et du recueil d’activité (CORA, hexagone)
- La gestion des demandes d’hospitalisations et leur suivi
- Au bon fonctionnement du secrétariat et aux commandes nécessaires aux démarches administratives des professionnels, et à la réalisation des écrits médicaux et paramédicaux
- Participation, prise de note et comptes rendus des réunions institutionnelles, réunions cliniques, d’organisation et de coordination avec le réseau de partenaires
- A la réflexion sur l’organisation du service
- L’élaboration et mise en forme de, en lien avec le médecin responsable, la cadre et la cadre administrative de pôle, de la partie chiffrée du rapport d’activité ERIC
- A la gestion et mise en forme du planning médical.
- À l’encadrement des stagiaires secrétaires le cas échéant, et à l’accompagnement des nouveaux professionnels sur les logiciels du DPI et le fonctionnement sur le plan administratif du service
- A la gestion et l’organisation de l’outil de planification des rendez-vous.
LES CONDITIONS D’EXERCICE
L’organisation du travail :
- Travail à temps plein du lundi au vendredi entre 9h et 17h.
Poste à pourvoir le 01/01/2027
Autres détails
Profil recherché
Diplôme :
BAC sciences et technologies santé-sociales ou équivalence BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine du secrétariat médical ou équivalence
Compétences :
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser et maitriser les outils bureautiques (EXCEL, WORDS, TEAMS, FORMS…) et les logiciels métiers
Qualités :
- Rigueur, persévérance, autonomie et organisation dans l’intervention.
- Curiosité professionnelle et adaptation aux évolutions du métier.
- Respect du contexte d’intervention (unités de soins).
- Discrétion et confidentialité.
- Disponibilité et capacités de communication avec l'ensemble des acteurs.
- Adaptation de son comportement, de sa pratique professionnelle aux situations critiques / particulières, dans son domaine de compétence.
- Capacité à travailler en équipe
- Sens du service public.
Description de l'établissement
Vous souhaitez rejoindre des équipes dynamiques, bénéficier d’un parcours d’accueil et d’intégration, développer vos compétences en bénéficiant d’une politique de formation et de réelles opportunités de mobilité interne ?
Le Centre Hospitalier de Plaisir recrute ! Le Centre Hospitalier de Plaisir déploie son activité d’hospitalisation complète sur deux sites, l’un dédié à la psychiatrie, l’autre à la gériatrie/ rééducation et au handicap. Il emploie 1 700 agents pour un budget de plus de 130 M€ et 1170 lits et places installés.
Le Centre Hospitalier de Plaisir est administré en direction commune avec les Centres Hospitaliers de Versailles, du Vésinet, de la Mauldre, et l’EHPAD des Aulnettes à Viroflay. Les + : parking voiture et vélo, self du personnel.