Assistant(e) administratif(ve) EMP DE PLAISIR ( IME)

Description du poste

PRESENTATION DU SERVICE

Les personnels recrutés sur les EMP de Plaisir font partie du Pôle Enfants-adolescents du Centre Hospitalier de Plaisir qui comprend les unités de consultation ou centres médico-psychologiques (CMP), d’hospitalisation de jour et complète des inter secteurs I04-I05, ainsi que des centres d’accueil thérapeutique à temps partiel (CATTP) et du service d’éducation spéciale et de soins à domicile (SESSAD) rattachés à l’Hôpital. Les enfants accueillis en EMP sont âgés de 4 à 14 ans. Ils sont admis par notification de la MDPH pour :

1. des troubles du comportement sévères altérant les capacités d’apprentissage à l’EMP de Plaisir
2. des déficiences mentales légères à moyennes ou troubles autistiques à l’EMP de St Cyr

MISSION de l’EMP

L’EMP de Plaisir accueille actuellement 20 enfants, garçons et filles, âgés de 4 à 14 ans. Ces enfants présentent des déficiences intellectuelles moyennes et profondes, des troubles neuro- développementaux, ainsi que TSA ou Autisme. La mission de l’établissement est de proposer un accompagnement éducatif, pédagogique et thérapeutique pour chaque enfant afin de soutenir son accès aux apprentissages et son évolution personnelle. Les enfants accueillis à l’EMP sont adressés par décision de la Commission Départementale pour l’Autonomie des Personnes Handicapées (CDAPH).

MISSIONS DU PROFESSIONNEL

Assurer le bon fonctionnement administratif de la structure et entretenir les liens avec les partenaires et usagers. L’adjoint administratif / secrétaire assure les tâches administratives d’exécution. A ce titre il assure notamment des travaux de secrétariat : travaux de rédaction courante, de bureautique, de standard et de communication.

1. Continuité téléphonique
2. Rédaction
3. Tri/classement/archivage
4. Suivi des stocks de matériels et fournitures courantes de bureau et réapprovisionnement
5. Diffusion des notes et listes internes
6. Suivi des plannings :
7. Ateliers
8. Réunions (synthèse, institutionnelle etc.)
9. Emploi du temps (enseignante spécialisée, psychomotricienne, enfant etc.)
10. Tableaux et outils (véhicule, récréation/repas etc.)
11. Organisation des rentrées : courriers familles
12. Suivi et gestion des transports :
13. Lien avec les familles, lien avec les chauffeurs et avec la logistique transport
14. Planning circuits
15. Documents divers (autorisation pour tiers etc.)

En parallèle l’adjoint administratif / secrétaire peut assurer un circuit de transport d’enfants fixe (transport des enfants du domicile à l’EMP de Saint Cyr l’Ecole).

ACTIVITÉS PRINCIPALES ET DETAILLEES

En tant qu'adjoint administratif ou secrétaire, le professionnel occupe un rôle de support administratif, contribuant ainsi à la fluidité des opérations et à la mise en œuvre efficace des activités au sein de l'EMP.

Accueil et orientation :

1. Accueillir les visiteurs, les familles et les professionnels.
2. Orienter les personnes vers les interlocuteurs appropriés au sein de l'EMP.

Gestion des appels téléphoniques et des courriers :

1. Répondre aux appels téléphoniques et diriger les demandes vers les services appropriés.
2. Traiter le courrier électronique et le courrier postal.

Tenue des dossiers administratifs :

1. Assurer la tenue à jour des dossiers administratifs des enfants.
2. Contribuer à la gestion des admissions et des départs.

Rédaction des notes et compte rendu :

1. mouvements enfants (entrées/sorties)
2. demande d’admissions
3. effectif et présentiel des enfants tableaux présence enfants (mercredi/samedi)

Gestion des plannings et des rendez-vous :

1. Participer à la gestion des plannings des équipes éducatives, administratives et médicales et de celui des activités
2. Coordonner les rendez-vous et les réunions.

Saisie et traitement de données :

1. Effectuer la saisie et la mise à jour des données administratives.
2. Préparer des rapports et des documents administratifs.

Suivi des commandes et des stocks :

1. Aider à la gestion des stocks et des fournitures.
2. Collaborer à la passation des commandes et au suivi des livraisons.

Participation aux réunions :

1. Assister aux réunions administratives et prendre des notes.
2. Contribuer à la rédaction des comptes rendus.

Gestion des fournisseurs et des factures :

1. Coordonner avec les fournisseurs et suivre les livraisons.
2. Assister dans le processus de paiement des factures en collaboration avec la direction.

Accompagnement des démarches administratives des résidents :

1. Assister les familles dans les démarches administratives liées à leur situation.

Coordination avec les différents services :

1. Collaborer avec les éducateurs, les infirmiers, les psychologues et les autres membres du personnel.
2. Faciliter la communication entre les différents services de l'EMP.

Gestion des archives :

1. Organiser et archiver les documents administratifs de manière ordonnée et sécurisée.

ORGANISATION DU TRAVAIL

Temps plein 100% 5 jours par semaine

Les horaires sont ceux qui correspondent à l’organisation en cours présentée à l’embauche.

Congés sur périodes de vacances scolaires de la zone dont dépend l’EMP (Fermetures imposées). Un samedi matin par mois.

Poste à pourvoir le 01/07/26

Autres détails